Geschäftsordnung für den Vorstand des Deutschen Kinderschutzbundes (DKSB) – Ortsverband Hanau e.V.
1. Einleitung
Als Grundlage für diese Geschäftsordnung, im weiteren Text GO genannt, gilt die Satzung des Deutschen Kinderschutzbundes, Ortsverband Hanau, im weiteren Text DKSB genannt, in der jeweils gültigen Fassung. Diese GO soll dazu dienen, die Vorstandsarbeit des DKSB zu erleichtern und zu vereinfachen.
2. Geltungsdauer
Diese GO ist gültig für die laufende Amtszeit des Vorstandes und wirkt bis vier Wochen in die Amtszeit eines neu gewählten Vorstandes nach. Sie kann nur mit der absoluten Mehrheit der Stimmen des Vorstandes geändert werden.
Ein neu gewählter Vorstand kann diese GO übernehmen. Erklärt ein neu gewählter Vorstand nicht innerhalb von vier Wochen nach seiner Neuwahl auf einer ordentlichen Vorstandssitzung, dass diese GO außer Kraft gesetzt wird, gilt diese für die laufende Amtszeit des Vorstandes weiter.
Der Beschluss zur Aufhebung dieser GO muss mit der absoluten Mehrheit der Stimmen des Vorstandes erfolgen.
Änderungen und Ergänzungen der GO sind ausschließlich nur gemäß Punkt 11 dieser GO möglich.
3. Organisation des Vorstandes
Der/die Vorsitzende oder im Falle der Verhinderung sein ihr/e Stellvertreter/in vertreten den DKSB im Rahmen der Satzung und der gefassten Beschlüsse gegenüber Dritten.
Der/die Geschäftsführer/in vertritt den DKSB im Rahmen der gefassten Beschlüsse gegenüber Dritten.
Der/die Geschäftsführer/in unterliegt den Weisungen und der Aufsicht des Vorstandes.
Sie sind im gleichen Umfang berechtigt, Erklärungen, die für den DKSB bestimmt sind, entgegenzunehmen.
Einzelne Mitglieder des Vorstandes sind nicht berechtigt, Dritten gegenüber rechtsverbindliche Erklärungen abzugeben.
4. Sitzungen des Vorstandes
Die Sitzungen des Vorstandes finden nach Bedarf statt; jedoch mindestens viermal jährlich. Die Sitzungen teilen sich in der Regel in einen öffentlichen und einen nichtöffentlichen Teil. An dem öffentlichen Teil können Gäste teilnehmen. An dem nichtöffentlichen Teil nehmen die Vorstandsmitglieder teil und fassen ihre Beschlüsse.
Der/die Geschäftsführer/in nimmt gem. Satzung an der nichtöffentlichen Sitzung teil, ist jedoch nicht stimmberechtigt.
Jedes Mitglied des Vorstandes ist berechtigt, Anträge für die Tagesordnung einer Sitzung einzureichen. Der oder die Anträge müssen mindestens 8 Arbeitstage vor dem Stattfinden der Sitzung der/dem Geschäftsführer/in vorliegen. Auf Aufforderung des/der Vorsitzenden ist der Antrag schriftlich zu begründen. Die Begründung muss spätestens zu Beginn der Sitzung an alle Vorstandsmitglieder verteilt werden. Liegt die angeforderte Begründung nicht vor, wird der Tagesordnungspunkt nicht behandelt.
Der/die Vorsitzende und der/die Geschäftsführer/in stellen die Tagesordnung auf, unter Berücksichtigung der eingegangenen Anträge und unter Beachtung des öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungsteils.
Die Einladung zur Sitzung mit der dazugehörenden Tagesordnung sowie dem Protokoll der letzten Sitzung und eventuelle Unterlagen, die für die Vorbereitung auf die Tagesordnung erforderlich sind, sind mindestens 4 Tage vor der Vorstandssitzung an alle Vorstandsmitglieder zu versenden.
Ist ein Mitglied des Vorstandes an dem Sitzungstermin verhindert, hat es dies dem/der Vorsitzenden oder dem/der Geschäftsführer/in rechtzeitig bekannt zu geben. In Ausnahmefällen ist eine mündliche/telefonische Einladung mit Tagesordnungsbekanntgabe mindestens 1 Arbeitstag vor Stattfinden der Sitzung möglich. Inwieweit Ausnahmen vorliegen, entscheidet der/die Vorsitzende eigenverantwortlich.
5. Verlauf der Sitzungen
Die Beschlussfähigkeit des Vorstandes ist festzustellen. Es ist eine Anwesenheitsliste mit der persönlichen Unterschrift jedes/jeder Teilnehmers/in zu erstellen. Jedes Vorstandsmitglied hat das Recht, zu Beginn der nichtöffentlichen Sitzung Anträge auf Änderung und oder Ergänzung der Tagesordnung zu stellen. Diesem Antrag müssen die anwesenden Vorstandsmitglieder mehrheitlich zustimmen. Ist ein Antrag abgelehnt, muss er in die Tagesordnung der nächsten Vorstandssitzung aufgenommen werden, wenn der/die Antragsteller/in dies verlangt. Vor der Beratung eines Tagesordnungspunktes hat der/die Vorsitzende oder der/die Antragsteller/in eine Sachdarstellung zu geben.
Der/die Vorsitzende ist berechtigt, nach Vorankündigung eine Debatte über einen Tagesordnungspunkt zu beenden, wenn sich jede/r Teilnehmer/in nach der Vorankündigung mindestens noch einmal zu dem Punkt geäußert hat. Der/die Vorsitzende kann das Wort entziehen, wenn trotz Aufforderung nicht zum Tagesordnungspunkt oder unsachlich gesprochen wird.
6. Beschlussfassung
Beschlüsse können nur gefasst werden, wenn Beschlussfähigkeit besteht. Beschlüsse sind nur zulässig über Beratungsgegenstände der Tagesordnung. Über alle Themen, die unter dem Tagesordnungspunkt Verschiedenes behandelt werden, können keine Beschlüsse gefasst werden. Umlaufbeschlüsse sind bei Bedarf zulässig.
Die Beschlüsse werden durch Stimmenmehrheit der an der Beschlussfassung beteiligten Vorstandsmitglieder gefasst. Bei Stimmengleichheit ist ein Beschluss abgelehnt. Alle Abstimmungen werden in der Regel durch Handaufheben durchgeführt. Auf Antrag ist geheim abzustimmen.
7. Niederschrift
In der Niederschrift sind der Beschluss im Wortlaut sowie das Stimmergebnis festzuhalten. Die Niederschrift hat den äußeren Ablauf der Sitzung (Beginn und Ende, Namen der entschuldigt und unentschuldigt fehlenden Vorstandsmitglieder, einen Wechsel im Vorsitz, das Ausscheiden von Sitzungsteilnehmer/innen, die Form der Abstimmung usw.) zu enthalten.
Der Niederschrift ist die Einladung, die Tagesordnung und die Anwesenheitsliste beizufügen. Änderungsanträge zur Niederschrift sind zu Beginn der nächsten Sitzung nach Erhalt einzubringen und mehrheitlich vom Vorstand zu beschließen. Werden keine Änderungen beantragt, gilt die Niederschrift als genehmigt. Sie wird von dem/der jeweiligen Protokollführer/in sowie dem/der Sitzungsleiter/in unterschrieben.
8. Projekte
Es dürfen nur Projekte stattfinden, die dem Vereinszweck gem. Satzung dienen.
Projekte, die dazu dienen, Mittel zur Erfüllung dieses Zweckes zu erzielen, sind vom Vorstand, bevor die Vorbereitungen für eine solches Projekt beginnen, zu genehmigen. Teilnehmer an einem Projekt sind in der Regel Mitglieder des DKSB.
Für diese Genehmigung ist vom Vorstand ein/eine verantwortliche/r Projektleiter/in zu bestimmen. Diese/r hat eine vorläufige Planung über das Projekt mit den Einnahmen und Ausgaben sowie den zu erwartenden Arbeitsaufwand vorzulegen. Genehmigt der Vorstand ein Projekt, obliegt es dem Schatzmeister, innerhalb von 10 Arbeitstagen das genehmigte Projekt auf die steuerlichen Vorschriften zu überprüfen. Hat der/die Kassenführer/in keine Einwände gegen das Projekt, übergibt er dem/der Projektleiter/in einen steuerlichen Ablaufplan, der strikt einzuhalten. Anschließend können die Vorbereitungen für das genehmigte Projekt können beginnen.
Nach Beginn der Vorbereitungen ist der Vorstand in regelmäßigen Abständen über den Fortgang des Projektes zu unterrichten.
Über eventuell stattfindende Sitzungen des Projektteams ist ein Protokoll anzufertigen, das innerhalb von fünf Arbeitstagen dem geschäftsführenden Vorstand auszuhändigen ist. Das gesamte Projekt ist, aus steuerlichen Nachweisgründen, zu dokumentieren und durch eine Projektabrechnung innerhalb von vier Wochen nach Beendigung des Projektes abzuschließen. Bei länger laufenden Projekten ist dem geschäftsführenden Vorstand in halbjährlichen Abständen Bericht zu erstatten.
Hat der/die Kassenführer/in Bedenken gegen das Projekt oder verweigert er/sie die Zustimmung, findet unverzüglich eine Sitzung des geschäftsführenden Vorstandes, dem/der Projektleiter/in und dem/der Geschäftsführer/in statt, um hier für alle Seiten eine befriedigende Lösung herbeizuführen.
9. Befugnisse des/der Geschäftsführer/in
Gemäß Satzung legt der Vorstand die Befugnisse des/der Geschäftsführers/in fest. Dies geschieht durch die dem Arbeitsvertrag zugrunde liegende Stellenbeschreibung, deren Abänderung einvernehmlich zwischen dem geschäftsführenden Vorstand und dem/der Geschäftsführer/in erfolgen soll. Eine Aufgabenbeschreibung, die unter Berücksichtigung der vereinbarten Arbeitszeit auch die Verantwortungsbereiche des geschäftsführenden Vorstandes und der hauptamtlichen Geschäftsführung voneinander abgrenzt, wird vom Vorstand erstellt.
10. Änderungen
Änderungen dieser GO sind nur mit der absoluten Mehrheit der Mitglieder des Vorstandes auf einer ordentlichen Vorstandssitzung möglich. Anträge auf Änderung der GO können ausschließlich nur gem. Punkt 4 der GO eingereicht werden. Der Antrag muss schriftlich begründet werden und der geänderte Textteil der GO muss schriftlich eingereicht werden. Die Unterlagen müssen mindestens acht Arbeitstage vor Stattfinden der Sitzung der/dem Vorsitzenden vorliegen. Die Begründung und der eingereichte zu ändernde Textteil ist den Mitgliedern des Vorstandes mit der Tagesordnung zu übersenden.
Wenn mindestens zwei Mitglieder des Vorstandes Bedenken gegen die beantragte Änderung haben, verfügen sie über ein Vetorecht und können verlangen, dass die Abstimmung über die beantragte Änderung der GO auf die kommende ordentliche Vorstandssitzung verschoben wird, der/die Vorsitzende hat diesem Antrag stattzugeben. Dieses Vetorecht kann für den gleichen Antrag nur einmal angewandt werden.
11. Inkrafttreten
Diese Geschäftsordnung wurde auf der Sitzung des Vorstandes am 20.11.2007 genehmigt. Sie tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Ein Auszug der Niederschrift, die die Genehmigung dieser GO betrifft, ist beigefügt.
Vorsitzende/r
Stellvertretende/r Vorsitzende/r
Schatzmeister/in
